Agência pequena: como gerenciar 30 clientes sem planilha

Trinta clientes é o ponto em que a agência pequena vira negócio ou vira corpo de bombeiros. A resposta curta: pare de guardar os fatos dos seus clientes numa planilha e coloque-os num sistema ligado aos serviços de verdade. Data do domínio, hospedagem, caixas de e-mail, faturas e mensagens de formulário devem se atualizar sozinhas. O seu trabalho passa a ser revisar, não copiar.

Eu criei a Basely depois de viver isso. Abaixo está o que aprendi sobre o que acompanhar, onde cada coisa deve morar e a rotina que deixa 30 sites em silêncio.

Por que a planilha quebra

A planilha funciona nos cinco primeiros clientes porque você lembra de tudo de qualquer jeito. Ela começa a falhar por três motivos:

• Ela é cópia, não a fonte. A data de renovação mora no registrador (no Registro.br, no caso do .com.br). A célula é uma cópia que você digitou uma vez. Quando o cliente renova antes ou troca o cartão, a célula fica errada e nada avisa.
• Ninguém é dono da atualização. Em semana corrida, a planilha é a primeira coisa a ficar de lado. Duas semanas puladas e você deixa de confiar nela.
• Ela não avisa. Célula não manda e-mail 30 dias antes de o domínio vencer. Você descobre quando o site cai e o cliente liga.

A solução não é uma planilha melhor. É levar cada fato para o lugar onde ele de fato mora e enxergar tudo numa tela só.

O que acompanhar de cada cliente

Antes de escolher ferramenta, anote o que você precisa saber por cliente. Numa agência de sites típica fica assim:

Repare na última coluna. Quase nada ali muda porque você sentou na frente da planilha. É exatamente por isso que ela se desatualiza.

Um painel, ligado aos serviços

O objetivo é um lugar onde cada cliente é uma ficha, e a ficha puxa os dados da coisa real: a hospedagem, o registrador, o servidor de e-mail, a cobrança. Abriu o cliente, viu a verdade, não o que você digitou em março.

O que mais importa nesse painel:

1. Sites de tipos diferentes lado a lado. Agência quase nunca tem uma tecnologia só. Vai ter um WordPress de três anos atrás, uma landing estática e um site em PHP herdado de outro profissional. Se cada um mora numa hospedagem, são três logins e três lugares para esquecer.
2. Domínios com aviso. Você quer um e-mail antes de qualquer vencimento e, de preferência, renovação automática no cartão do cliente, não no seu.
3. Respostas de formulário dentro do painel. Quando o cliente diz que ninguém chamou pelo site, você precisa conferir em dez segundos se os formulários chegaram.
4. Cobrança por serviço. Se hospedagem, manutenção e e-mail renovam cada um na própria assinatura, cancelar um não derruba o site por engano.

Dê ao cliente um login dele

Uma parte enorme do tempo da agência vai para responder "me manda a nota?" e "alguém preencheu o formulário?". A saída é um portal do cliente: ele entra e vê o site, as mensagens e as cobranças.

Isso também muda a relação. O cliente vê que o site é dele, que o domínio está no nome dele e que o e-mail está no domínio dele. Essa transparência facilita cobrar mensalidade, porque ele enxerga o que ela cobre. Se você está montando renda recorrente, leia ao lado o post sobre transformar um site em renda mensal.

Uma rotina semanal de menos de uma hora

O sistema guarda os fatos. Você ainda precisa de ritmo. O meu é assim:

• Segunda, 15 minutos: abrir a lista de clientes e procurar o que está vermelho: site fora do ar, domínio na janela de aviso, pagamento recusado.
• Segunda, 10 minutos: ler as mensagens novas de formulário dos clientes cujo plano inclui acompanhar contato, e repassar o que importa.
• Quarta, 20 minutos: escolher dois ou três clientes e fazer uma melhoria pequena sem ser pedido: trocar uma foto, acelerar uma página, colocar uma avaliação. Cliente lembra da agência que mexeu no site dele sem ele pedir.
• Sexta, 10 minutos: ver o que renova no mês seguinte e mandar um aviso curto para quem pode ter o cartão recusado.

Com 30 clientes, isso dá mais ou menos uma hora por semana de atenção à manutenção, em vez de um dia perdido com emergência.

Contrato que faz o painel servir

Software não conserta promessa vaga. Antes de crescer, coloque três coisas por escrito para cada cliente:

• O que a mensalidade inclui. Hospedagem, e-mail, um número de ajustes pequenos, prazo de resposta.
• De quem é o domínio e o código. Diga com todas as letras. Evita a pior conversa do ramo.
• Como se pede alteração. Um canal, uma fila. Não cinco conversas de WhatsApp.

O post sobre proposta e contrato de site traz um modelo que você pode adaptar.

Como fazer na Basely

A Basely nasceu para esta situação, então vou ser específico sobre o que ela faz hoje.

• O Hub é o painel do vendedor: a carteira de clientes, os sites, as vendas e os domínios numa lista só.
• Websites: HTML, PHP e WordPress no mesmo painel, com SSL, domínio do cliente e respostas de formulário no painel.
• Domínios ficam registrados no nome do cliente, ligam DNS e SSL ao site sozinhos, avisam antes de vencer e renovam automaticamente.
• E-mail: caixas no domínio do cliente; quando a zona de DNS está na Basely, MX e SPF são configurados para você.
• Vendas: quando você vende um site por uma proposta da Basely, o cliente assina o contrato e paga no cartão, cada serviço renova na própria assinatura e o site vai para a conta do cliente com login próprio, enquanto você segue cuidando. A Basely fica com 15% só do preço do site.
• Planos a partir de R$ 15,90 por mês no Básico, com franquia mensal de créditos de site e de IA, e hospedagem, domínio e caixas de e-mail grátis no primeiro ano nos prazos de 12 e 24 meses. O primeiro pagamento é promocional e a renovação é pelo preço cheio, em real.

O que ela não é: quadro de tarefas. Se você controla ajustes e prazos, mantenha sua ferramenta de projeto para isso. A Basely guarda os fatos dos sites no ar e o dinheiro em volta deles.

Comece esta semana pelos seus cinco clientes mais exigentes e deixe o resto vir atrás.